Lễ tân - Hành chính

Trực điện thọai, chuyển cho các bộ phận liên quan (yêu cầu cung cấp chính xác thông tin đối
tác, khách hàng)
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, chuyển ngay cho các
bộ phận có liên quan. Cập nhật sổ theo dõi công văn đi và đến)
- Đón khách và thông báo tới các bộ phận liên quan. Chuẩn bị trà, nước, bàn ghế, trang thiết
bị cần thiết.
- Tiếp trà nước khi khách đến, lau vệ sinh cốc nước, bàn ghế gọn gàng sạch sẽ khi khách về
(nếu cần) để đảm bảo khu vực đón tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng trong ngày.
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của Ban giám đốc, các phòng ban, chuẩn bị gồm nước,
ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Trường hợp
nhận lịch họp từ ban giám đốc và phải thông báo tới các Phòng ban liên quan phải thông báo
trước 01 ngày lịch họp diễn ra để những người liên quan biết và chuẩn bị các tài liệu cần
thiết (nếu cần).
- Tiếp nhận yêu cầu văn phòng phẩm của các bộ phận vào ngày 28 hàng tháng. Lập tổng hợp
mua sắm gửi Nhân viên Hành chính vào ngày 5 của tháng kế tiếp.
- Quản lý theo dõi bảo dưỡng xe. Theo dõi sửa chữa, thay thế, theo dõi đổ xăng, dầu của từng
xe ô tô của Công ty. Theo dõi thời hạn bảo hiểm, hàng tháng lập biên bản các vi phạm của lái
xe.
- Tạm ứng và thanh tóan các chi phí hành chính (điện, nước, xăng xe…, chi phí cho các buổi
họp/đào tạo hàng tháng. Báo cáo tổng kết chi phí vào cuối tháng.
- Theo dõi tiêu hao điện, nước hàng tháng, điện thoại hàng tháng lập biểu đồ lượng điện sử
dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Trường hợp Khi có
thông tin cắt điện, phải có kế hoạch và thông báo trước 01 ngày để các phòng ban biết và
chuẩn bị phương án.
- Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS về các dịch vụ liên quan đến hoạt động của Công
ty. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm
các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác…
- Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS về các dịch vụ liên quan đến hoạt động của Công
ty. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm
các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác…
- Hỗ trợ Nhân viên Hành chính trong việc thực hiện một số các công việc liên quan.

.

.

.